Κόστος λογισμικού δικηγορικού γραφείου και απόσβεση

Το κόστος ενός cloud λογισμικού δικηγορικού γραφείου είναι συνήθως μια μηνιαία συνδρομή ανάλογη με τον αριθμό χρηστών και τις λειτουργίες· το πραγματικό ερώτημα όμως είναι αν η συνδρομή αποσβένεται. Για να το απαντήσετε, συγκρίνετε το συνολικό κόστος (συνδρομή, χρόνος εκκίνησης, πρόσθετα) με τις ώρες που εξοικονομείτε και τους κινδύνους που μειώνετε. Η μέθοδος παρακάτω σας επιτρέπει να το υπολογίσετε με τα δικά σας νούμερα. Είναι μέρος του οδηγό επιλογής λογισμικού διαχείρισης δικηγορικού γραφείου.

Τα στοιχεία του συνολικού κόστους

Άμεσα κόστη

• Συνδρομή: μηνιαία ή ετήσια, ανά χρήστη ή ανά πακέτο. Η ετήσια χρέωση συχνά έχει έκπτωση αλλά σας δεσμεύει.
• Πρόσθετα: χρεώσεις ανά ηλεκτρονική υπογραφή, αποθηκευτικός χώρος, SMS, λειτουργίες AI. Ζητήστε τιμοκατάλογο γραπτώς.
• ΦΠΑ: ελέγξτε αν οι τιμές είναι με ή χωρίς ΦΠΑ.

Έμμεσα κόστη

• Χρόνος εκκίνησης: ρυθμίσεις, καταχώριση ενεργών υποθέσεων, εκπαίδευση. Μετρήστε τον σε ώρες δικηγόρου ή γραμματέα.
• Μεταφορά δεδομένων: αν φεύγετε από παλιό πρόγραμμα, μπορεί να χρειαστεί τεχνική βοήθεια. Δείτε τον οδηγό για μεταφορά δεδομένων από παλιό πρόγραμμα.
• Κόστος αλλαγής: αν το πρόγραμμα αποδειχθεί ακατάλληλο, ο χρόνος που επενδύσατε χάνεται.

Τι εξαλείφετε

Στην τοπική εγκατάσταση υπάρχουν κόστη που στο cloud δεν υπάρχουν ή μειώνονται: υλικό διακομιστή, αντίγραφα ασφαλείας, πληρωμένες αναβαθμίσεις, επισκέψεις τεχνικού. Η σύγκριση αναλύεται στο άρθρο cloud ή εγκατάσταση.

Παράδειγμα τιμολόγησης: τα πακέτα του NomikApp

Ενδεικτικά, ώστε να έχετε σημείο αναφοράς, το NomikApp προσφέρει τρία πακέτα: Solo 29€/μήνα για τον δικηγόρο που εργάζεται μόνος, Γραφείο 79€/μήνα για γραφεία με συνεργάτες και Εταιρεία 149€/μήνα για δικηγορικές εταιρείες. Οι τρέχουσες τιμές και τι περιλαμβάνει κάθε πακέτο επιβεβαιώνονται στη σελίδα τιμών, καθώς μπορεί να αλλάξουν. Ανεξάρτητα από τον πάροχο, συγκρίνετε πακέτα με το ίδιο περιεχόμενο, όχι μόνο την τιμή.

Πώς υπολογίζετε την απόσβεση

Χρησιμοποιήστε μια απλή εξίσωση με δικά σας δεδομένα:

1. Μετρήστε τον χαμένο χρόνο μιας τυπικής εβδομάδας: αναζήτηση εγγράφων, ενημέρωση ημερολογίου σε πολλά σημεία, απαντήσεις σε πελάτες για την πορεία, προετοιμασία τιμολογίων. Κρατήστε σημειώσεις για μία εβδομάδα αντί να εκτιμήσετε από μνήμης.
2. Εκτιμήστε συντηρητικά πόσο από αυτόν θα μειωθεί. Μη δεχτείτε αισιόδοξα νούμερα από διαφημίσεις· κάντε τη δική σας δοκιμή.
3. Αποτιμήστε την ώρα με βάση τη δική σας ωριαία αμοιβή ή το κόστος του προσωπικού.
4. Συγκρίνετε με το μηνιαίο συνολικό κόστος.

Παράδειγμα υπολογισμού (υποθετικά νούμερα): αν ένας δικηγόρος εξοικονομεί δύο ώρες τον μήνα και αποτιμά την ώρα του στα 50€, η αξία είναι 100€ τον μήνα, δηλαδή υπερκαλύπτει μια συνδρομή 29€. Βάλτε τα δικά σας νούμερα· το συμπέρασμα μπορεί να διαφέρει.

Ο κίνδυνος που δεν φαίνεται στον λογαριασμό

Η μεγαλύτερη αξία ενός καλού συστήματος προθεσμιών δεν είναι οι ώρες, αλλά η μείωση της πιθανότητας να χαθεί προθεσμία. Μια χαμένη προθεσμία μπορεί να σημαίνει απώλεια δικαιώματος για τον πελάτη, αστική ευθύνη του δικηγόρου και πειθαρχικές συνέπειες. Δεν είναι εύκολο να αποτιμηθεί αριθμητικά, αλλά πρέπει να μπει στη ζυγαριά. Δείτε σχετικά το άρθρο για την ευθύνη του δικηγόρου από χαμένη προθεσμία.

Φορολογική μεταχείριση

Η συνδρομή λογισμικού είναι κατά κανόνα δαπάνη της επαγγελματικής δραστηριότητας. Ο ακριβής χειρισμός (εκπιπτόμενη δαπάνη, ΦΠΑ, ενδοκοινοτική λήψη υπηρεσιών αν ο πάροχος είναι εκτός Ελλάδας) πρέπει να επιβεβαιώνεται με τον λογιστή σας.

Πώς να μην πληρώσετε περισσότερα

• Ξεκινήστε με το μικρότερο πακέτο που καλύπτει τα απαραίτητα και αναβαθμίστε όταν χρειαστεί.
• Αποφύγετε ετήσια δέσμευση πριν ολοκληρώσετε δοκιμή με πραγματικές υποθέσεις.
• Ρωτήστε ποια πρόσθετα χρεώνονται ανά χρήση.
• Ελέγξτε τι συμβαίνει με την τιμή στην ανανέωση.

Σχετικά: οι διαφορετικές ανάγκες ατομικού γραφείου και εταιρείας και τα λάθη στην επιλογή.

Συχνές ερωτήσεις

Είναι φθηνότερο ένα πρόγραμμα με εφάπαξ άδεια;

Μόνο αν δεν υπολογίσετε υλικό, αναβαθμίσεις, αντίγραφα και τεχνική υποστήριξη. Σε βάθος πενταετίας η διαφορά συχνά μικραίνει ή αντιστρέφεται, αλλά κάντε τον υπολογισμό για τη δική σας περίπτωση.

Πληρώνω για κάθε συνεργάτη;

Εξαρτάται από το μοντέλο του παρόχου: άλλοι χρεώνουν ανά χρήστη, άλλοι ανά πακέτο με όριο χρηστών. Ελέγξτε τι μετράει ως χρήστης (π.χ. γραμματέας, ασκούμενος).

Πόσο γρήγορα φαίνεται η απόσβεση;

Συνήθως μετά τις πρώτες εβδομάδες, όταν οι ενεργές υποθέσεις έχουν περαστεί και το γραφείο δουλεύει μόνο στο νέο σύστημα.

Το NomikApp σχεδιάστηκε για την ελληνική δικηγορική πρακτική και καλύπτει όσα περιγράφονται παραπάνω σε μία cloud εφαρμογή. Αν θέλετε να το αξιολογήσετε με δικές σας υποθέσεις, μπορείτε να δοκιμάσετε δωρεάν.