Μεταφορά δεδομένων από παλιό πρόγραμμα δικηγόρου
21 Οκτωβρίου 2026
Η μεταφορά δεδομένων από παλιό πρόγραμμα δικηγορικού γραφείου γίνεται σε τέσσερα στάδια: εξαγωγή όσων δεδομένων επιτρέπει το παλιό σύστημα, αντιστοίχιση πεδίων με το νέο, δοκιμαστική εισαγωγή σε μικρό δείγμα και, μετά τον έλεγχο, πλήρης εισαγωγή με διασταύρωση των προθεσμιών. Το κρίσιμο σημείο δεν είναι τεχνικό: είναι να μη χαθεί καμία μελλοντική προθεσμία στη διαδικασία. Ο οδηγός αυτός είναι μέρος του οδηγό επιλογής λογισμικού διαχείρισης δικηγορικού γραφείου.
Στάδιο 1: Τι μπορείτε να εξαγάγετε
Ξεκινήστε από το παλιό πρόγραμμα. Ελέγξτε:
- αν υπάρχει λειτουργία εξαγωγής σε CSV, Excel ή άλλη ανοιχτή μορφή, και για ποιες ενότητες (υποθέσεις, πελάτες, ημερολόγιο, οικονομικά)·
- πού βρίσκονται τα έγγραφα: σε φάκελο του δίσκου ή μέσα στη βάση δεδομένων;
- αν ο προμηθευτής του παλιού προγράμματος παρέχει πλήρη εξαγωγή (συχνά επί πληρωμή).
Ως υπεύθυνος επεξεργασίας έχετε δικαίωμα πρόσβασης στα δεδομένα σας· αν ο προμηθευτής ήταν εκτελών την επεξεργασία, η σύμβαση με αυτόν μάλλον προβλέπει επιστροφή δεδομένων στη λήξη (άρθρο 28 παρ. 3 στοιχ. ζ’ GDPR). Αν το παλιό πρόγραμμα δεν υποστηρίζεται πλέον, ίσως χρειαστεί τεχνικός για απευθείας εξαγωγή από τη βάση.
Στάδιο 2: Αντιστοίχιση πεδίων
Κάθε πρόγραμμα οργανώνει διαφορετικά την πληροφορία. Φτιάξτε έναν απλό πίνακα αντιστοίχισης:
| Παλιό πρόγραμμα | Νέο πρόγραμμα | Σημείωση |
|---|---|---|
| «Πελάτης» (ελεύθερο κείμενο) | Επώνυμο, Όνομα, ΑΦΜ | Χρειάζεται διαχωρισμός |
| «Δικαστήριο» | Δικαστήριο από λίστα | Ενοποίηση γραφής (π.χ. «ΜΠρΑθ» / «Μον. Πρωτ. Αθηνών») |
| «Αρ. κατάθεσης» | ΓΑΚ / ΕΑΚ | Ελέγξτε μορφή |
| Ημερολόγιο | Προθεσμίες / δικάσιμοι | Διαχωρισμός ανά είδος |
Η φάση αυτή είναι ευκαιρία καθαρισμού: διπλοεγγραφές πελατών, υποθέσεις χωρίς κατάσταση, παλιές εγγραφές που δεν χρειάζονται πλέον. Για τα δεδομένα που δεν πρέπει πια να διατηρείτε, εφαρμόστε την πολιτική διατήρησης του γραφείου σας και όχι απλή μεταφορά «για καλό και για κακό». Σχετικά, δείτε τον οδηγό GDPR για δικηγορικά γραφεία.
Στάδιο 3: Δοκιμαστική εισαγωγή
Εισαγάγετε πρώτα ένα δείγμα, π.χ. είκοσι υποθέσεις με τους πελάτες και τις προθεσμίες τους. Ελέγξτε:
- ελληνικούς χαρακτήρες (συχνό πρόβλημα κωδικοποίησης σε παλιές εξαγωγές)·
- ημερομηνίες: δεν αντιστράφηκαν μέρα και μήνας;
- συνδέσεις: κάθε προθεσμία ανήκει στη σωστή υπόθεση;
- έγγραφα: ανοίγουν σωστά;
Στάδιο 4: Πλήρης εισαγωγή και διασταύρωση
- Ορίστε ημερομηνία «πάγωσης»: μετά από αυτήν, νέες καταχωρίσεις γίνονται μόνο στο νέο σύστημα.
- Κάντε την πλήρη εισαγωγή.
- Εξαγάγετε από το παλιό πρόγραμμα λίστα με όλες τις μελλοντικές προθεσμίες και δικασίμους και διασταυρώστε μία προς μία με το νέο.
- Ενεργοποιήστε υπενθυμίσεις και υπεύθυνους.
- Κρατήστε το παλιό πρόγραμμα σε λειτουργία μόνο ανάγνωσης για ορισμένο διάστημα, ή μια πλήρη εξαγωγή σε ασφαλές μέσο.
Για τις προθεσμίες που προέκυψαν από χειροκίνητο υπολογισμό, αξίζει να τις ξαναελέγξετε με τον υπολογιστή του νέου συστήματος. Τυχόν διαφορές δείχνουν σημεία που χρειάζονται προσοχή.
Μην ξεχάσετε
- Ασφάλεια της εξαγωγής: τα αρχεία CSV περιέχουν προσωπικά δεδομένα και καλύπτονται από το απόρρητο. Μην τα στέλνετε με απλό email· διαγράψτε τα μετά την ολοκλήρωση.
- Λήξη συνδρομής του παλιού: συντονίστε τη μεταφορά ώστε να μη λήξει η πρόσβαση πριν ολοκληρωθεί.
- Οικονομικά: τα ήδη εκδοθέντα παραστατικά παραμένουν στο myDATA· στο νέο σύστημα αρκεί συνήθως να περάσετε ανεξόφλητα υπόλοιπα.
Αν το «παλιό σύστημα» είναι λογιστικά φύλλα και χαρτί, δείτε τη μετάβαση από Excel και χαρτί. Πριν επιλέξετε το νέο πρόγραμμα, ρωτήστε τον πάροχο αν βοηθά στη μεταφορά (δείτε τις ερωτήσεις πριν την αγορά) και βεβαιωθείτε ότι και το νέο σύστημα επιτρέπει πλήρη εξαγωγή, ώστε να μη βρεθείτε ξανά στην ίδια θέση. Τη σύγκριση με τοπικά προγράμματα θα βρείτε στο άρθρο cloud ή εγκατάσταση.
Συχνές ερωτήσεις
Το παλιό μου πρόγραμμα δεν έχει εξαγωγή. Τι κάνω;
Ζητήστε πλήρη εξαγωγή από τον προμηθευτή ή αναθέστε σε τεχνικό την εξαγωγή από τη βάση. Ως έσχατη λύση, περάστε χειροκίνητα τις ενεργές υποθέσεις και κρατήστε το παλιό ως αρχείο.
Πρέπει να μεταφέρω και τις κλειστές υποθέσεις;
Όχι απαραίτητα. Συχνά αρκεί να τις έχετε σε εξαγωγή ή στο παλιό σύστημα για αναζήτηση, με τήρηση των χρόνων διατήρησης.
Πόσο διαρκεί η μεταφορά;
Εξαρτάται από τον όγκο και την ποιότητα των δεδομένων. Το δοκιμαστικό στάδιο είναι αυτό που αποτρέπει τις εκπλήξεις, οπότε μην το παραλείψετε.
Αν εξετάζετε το NomikApp ως νέο σύστημα, μπορείτε να δοκιμάσετε δωρεάν με ένα δείγμα υποθέσεων πριν αποφασίσετε για την πλήρη μεταφορά.