Λάθη στην επιλογή λογισμικού δικηγορικού γραφείου

Τα συχνότερα λάθη στην επιλογή λογισμικού δικηγορικού γραφείου είναι η απόφαση με βάση μόνο την τιμή ή τη λίστα λειτουργιών, η αγορά χωρίς πραγματική δοκιμή, η παράλειψη ελέγχου για εξαγωγή δεδομένων και GDPR και η μισή μετάβαση που αφήνει το γραφείο με δύο ημιτελή συστήματα. Όλα αποφεύγονται με λίγη προετοιμασία. Ακολουθούν δέκα λάθη και ο τρόπος να τα αποφύγετε, ως συμπλήρωμα του οδηγό επιλογής λογισμικού διαχείρισης δικηγορικού γραφείου.

1. Επιλογή μόνο με βάση την τιμή

Το φθηνότερο πρόγραμμα που δεν χρησιμοποιείται είναι το ακριβότερο. Συγκρίνετε συνολικό κόστος και αξία, όπως περιγράφουμε στο κόστος λογισμικού και απόσβεση.

2. Επιλογή με βάση τον αριθμό λειτουργιών

Η μεγάλη λίστα λειτουργιών εντυπωσιάζει στην παρουσίαση, αλλά κάθε επιπλέον οθόνη είναι επιπλέον πολυπλοκότητα. Ορίστε τρία έως πέντε απαραίτητα και αξιολογήστε πόσο καλά τα κάνει κάθε πρόγραμμα. Βοηθά ο κατάλογος τι πρέπει να κάνει ένα σύγχρονο πρόγραμμα.

3. Αγορά χωρίς δοκιμή με πραγματικές υποθέσεις

Η επίδειξη από τον πωλητή γίνεται με ιδανικά δεδομένα. Περάστε δέκα δικές σας υποθέσεις, καταχωρίστε μια αναβολή από το κινητό, εκδώστε ένα τιμολόγιο. Μία εβδομάδα πραγματικής χρήσης αποκαλύπτει περισσότερα από κάθε φυλλάδιο.

4. Η απόφαση παίρνεται από έναν, η χρήση γίνεται από άλλους

Αν ο εταίρος επιλέγει και οι συνεργάτες ή η γραμματεία χρησιμοποιούν, βεβαιωθείτε ότι συμμετέχουν στη δοκιμή. Ένα πρόγραμμα που δυσκολεύει όσους καταχωρίζουν καθημερινά θα εγκαταλειφθεί σιωπηλά.

5. Υποτίμηση του ζητήματος των προθεσμιών

Δεν αρκεί ένα ημερολόγιο. Ελέγξτε πώς υπολογίζονται οι προθεσμίες, αν λαμβάνονται υπόψη αργίες και η θερινή αναστολή, αν ο υπολογισμός είναι διαφανής και ποιος ειδοποιείται. Και να θυμάστε ότι ο υπολογιστής προτείνει· ο δικηγόρος επιβεβαιώνει. Για το πλαίσιο, δείτε υπενθυμίσεις για να μη χαθεί προθεσμία.

6. Παράλειψη ελέγχου GDPR και απορρήτου

Χωρίς σύμβαση επεξεργασίας κατά το άρθρο 28 GDPR και σαφή εικόνα για τη θέση των δεδομένων και τους υποεκτελούντες, δεν μπορείτε να τεκμηριώσετε συμμόρφωση. Ζητήστε τα πριν την αγορά, όχι μετά.

7. Καμία πρόβλεψη για έξοδο

Ρωτήστε από την αρχή πώς παίρνετε πίσω όλα τα δεδομένα σας. Ένα σύστημα χωρίς πλήρη εξαγωγή σε ανοιχτή μορφή σας δεσμεύει. Το πόσο κοστίζει αυτό φαίνεται όταν χρειαστεί μεταφορά δεδομένων από παλιό πρόγραμμα.

8. Λάθος εκτίμηση μεγέθους

Ο μόνος δικηγόρος που αγοράζει σύστημα για εταιρεία πληρώνει πολυπλοκότητα· η ομάδα που επιλέγει πρόγραμμα για έναν χρήστη θα χρειαστεί σύντομα να αλλάξει. Δείτε τη σύγκριση ατομικό γραφείο έναντι εταιρείας.

9. Μισή μετάβαση

Το νέο πρόγραμμα χρησιμοποιείται «παράλληλα» με το Excel χωρίς ημερομηνία λήξης, και κανένα από τα δύο δεν είναι πλήρες. Αυτή είναι ίσως η πιο επικίνδυνη κατάσταση, γιατί κανείς δεν ξέρει ποια πηγή είναι η σωστή. Ορίστε ημερομηνία μετά την οποία ισχύει μόνο το νέο σύστημα.

10. Αγνόηση του κινητού

Ο δικηγόρος μαθαίνει την αναβολή στο δικαστήριο. Αν η καταχώριση πρέπει να περιμένει την επιστροφή στο γραφείο, κάποια στιγμή θα ξεχαστεί. Ελέγξτε την εφαρμογή κινητού όσο προσεκτικά και την έκδοση για υπολογιστή.

Λίστα ελέγχου για να αποφύγετε τα παραπάνω

• Έχω γραπτά τα 3–5 απαραίτητα για το γραφείο μου.
• Δοκίμασα με πραγματικές υποθέσεις τουλάχιστον μία εβδομάδα.
• Συμμετείχαν στη δοκιμή όσοι θα το χρησιμοποιούν.
• Έχω σύμβαση επεξεργασίας και γνωρίζω πού φιλοξενούνται τα δεδομένα.
• Ξέρω πώς εξάγω τα δεδομένα μου.
• Έχω ημερομηνία πλήρους μετάβασης.

Για τις ερωτήσεις προς τον πάροχο, χρησιμοποιήστε τη λίστα ερωτήσεις πριν την αγορά.

Συχνές ερωτήσεις

Ποιο είναι το πιο ακριβό λάθος;

Συνήθως η χαμένη προθεσμία λόγω κενού στη μετάβαση, γιατί οι συνέπειες για τον πελάτη και τον δικηγόρο δεν διορθώνονται εύκολα. Γι’ αυτό οι μελλοντικές προθεσμίες μεταφέρονται και διασταυρώνονται πρώτες.

Τι κάνω αν έχω ήδη επιλέξει λάθος πρόγραμμα;

Εξαγάγετε τα δεδομένα, επιλέξτε με τη λίστα ελέγχου και ακολουθήστε σταδιακή μεταφορά. Το κόστος της αλλαγής είναι σχεδόν πάντα μικρότερο από το κόστος της παραμονής σε σύστημα που δεν χρησιμοποιείται.

Αξίζει να περιμένω μέχρι να βρω το «τέλειο» πρόγραμμα;

Όχι. Κανένα πρόγραμμα δεν κάνει τα πάντα. Επιλέξτε αυτό που καλύπτει καλά τα απαραίτητα και εξελίσσεται.

Για να αποφύγετε τα περισσότερα από αυτά τα λάθη αρκεί μια σωστή δοκιμή. Με το NomikApp μπορείτε να δοκιμάσετε δωρεάν, μαζί με τους συνεργάτες σας, πριν δεσμευτείτε.