Έξοδα υπόθεσης για λογαριασμό πελάτη: πώς τα χειρίζεστε

Τα έξοδα που καταβάλλει ο δικηγόρος για λογαριασμό του πελάτη (παράβολα, δικαστικά ένσημα, αμοιβές δικαστικών επιμελητών, πιστοποιητικά, μεταφράσεις, αντίγραφα) πρέπει να καταγράφονται τη στιγμή της πληρωμής, να συνδέονται με την υπόθεση, να καλύπτονται ιδανικά από προκαταβολή εξόδων, και να εκκαθαρίζονται με τον πελάτη με παραστατικά. Φορολογικά, η μεταχείρισή τους διαφέρει αν πρόκειται για αυτούσια απόδοση εξόδων στο όνομα του πελάτη ή για κόστος που ενσωματώνεται στην αμοιβή σας. Το άρθρο είναι μέρος του οδηγό για την τιμολόγηση, τις αμοιβές και το myDATA.

Σημείωση: Η φορολογική και η κλαδική νομοθεσία αλλάζουν συχνά. Τα παρακάτω έχουν ενημερωτικό χαρακτήρα· επιβεβαιώνετε πάντα τις τρέχουσες ρυθμίσεις με τον λογιστή σας, την ΑΑΔΕ και τον Δικηγορικό Σύλλογό σας.

Δύο κατηγορίες εξόδων

	Έξοδα στο όνομα και για λογαριασμό του πελάτη	Έξοδα του γραφείου που επαναχρεώνονται
Παραδείγματα	Δικαστικό ένσημο, παράβολα, τέλη κτηματολογίου, επίδοση από δικαστικό επιμελητή με παραστατικό στο όνομα του πελάτη	Φωτοαντίγραφα, ταχυμεταφορές, μετακινήσεις, παραστατικά στο όνομα του γραφείου
Φορολογική μεταχείριση (γενικά)	Υπό προϋποθέσεις αποδίδονται αυτούσια και εκτός φορολογητέας αξίας	Συνήθως εντάσσονται στη φορολογητέα αξία της αμοιβής, με ΦΠΑ

Το πού ακριβώς πέφτει κάθε έξοδο εξαρτάται από το σε ποιανού το όνομα εκδόθηκε το παραστατικό και από τις ισχύουσες διατάξεις για τον ΦΠΑ. Ορίστε μια σταθερή πολιτική με τον λογιστή σας και εφαρμόζετέ την.

Η διαδικασία σε πέντε βήματα

1. Πρόβλεψη στη συμφωνία αμοιβής: ποιος πληρώνει ποια έξοδα, αν ζητείται προκαταβολή εξόδων και πώς εκκαθαρίζεται.
2. Προκαταβολή εξόδων: ζητήστε την πριν αρχίσουν οι δαπάνες, ιδίως σε υποθέσεις με υψηλά τέλη.
3. Καταγραφή αμέσως: ημερομηνία, ποσό, αιτιολογία, υπόθεση και φωτογραφία του παραστατικού. Η φωτογραφία από το κινητό τη στιγμή της πληρωμής λύνει το 90% του προβλήματος.
4. Περιοδική κατάσταση: στείλτε στον πελάτη ανάλυση εξόδων με τα παραστατικά.
5. Εκκαθάριση: στο κλείσιμο ή ανά στάδιο συμψηφίζετε προκαταβολές και έξοδα, και επιστρέφετε ή ζητάτε τη διαφορά.

Παράδειγμα κατάστασης εξόδων

Ημ/νία	Αιτιολογία	Ποσό
03/02	Παράβολο κατάθεσης	Χ €
05/02	Επίδοση αγωγής (δικαστικός επιμελητής)	Χ €
12/02	Επίσημη μετάφραση εγγράφου	Χ €
Σύνολο εξόδων		Χ €
Μείον προκαταβολή εξόδων		−Χ €
Υπόλοιπο		Χ €

Τα γραμμάτια προείσπραξης

Τα ποσά των γραμματίων προείσπραξης δεν είναι απλό έξοδο του πελάτη. Συνδέονται με την αμοιβή και τις εισφορές σας. Μην τα βάζετε στην ίδια κατηγορία με τα παράβολα χωρίς να έχετε ξεκαθαρίσει τη μεταχείρισή τους.

Δικαστική δαπάνη

Αν το δικαστήριο επιδικάσει δικαστική δαπάνη (ΚΠολΔ 176 επ.), ορίστε από πριν στη συμφωνία αμοιβής σε ποιον ανήκει και πώς συμψηφίζεται με τα έξοδα που έχει ήδη καταβάλει ο πελάτης. Έτσι αποφεύγετε δυσάρεστες συζητήσεις στο τέλος.

Τα ανεκκαθάριστα έξοδα είναι συχνή πηγή ανεισπράκτων. Δείτε το άρθρο για την είσπραξη οφειλών πελατών. Για το πώς συνδέονται με το παραστατικό δείτε την ηλεκτρονική τιμολόγηση, και για την τελική εκκαθάριση το κλείσιμο υπόθεσης.

Συχνές ερωτήσεις

Βάζω ΦΠΑ στα παράβολα που επαναχρεώνω;

Αν πληρώθηκαν στο όνομα και για λογαριασμό του πελάτη και αποδίδονται αυτούσια, υπό προϋποθέσεις μένουν εκτός φορολογητέας αξίας. Αν όχι, συνήθως εντάσσονται στην αμοιβή. Επιβεβαιώστε με τον λογιστή σας.

Πρέπει να κρατάω τα πρωτότυπα των παραστατικών;

Κρατήστε τα σύμφωνα με τις φορολογικές υποχρεώσεις διαφύλαξης, και ψηφιακό αντίγραφο στον φάκελο της υπόθεσης για την εκκαθάριση.

Τι κάνω αν ο πελάτης αρνείται να καλύψει έξοδα;

Αν η συμφωνία αμοιβής τα προβλέπει και έχετε τα παραστατικά, η αξίωσή σας τεκμηριώνεται. Γι’ αυτό η προκαταβολή εξόδων είναι η καλύτερη πρόληψη.

Με το NomikApp φωτογραφίζετε την απόδειξη από το κινητό, το AI τη διαβάζει και τη συνδέει με την υπόθεση, και η κατάσταση εξόδων είναι έτοιμη για τον πελάτη. Αν θέλετε να το δείτε στην πράξη, μπορείτε να δοκιμάστε δωρεάν το NomikApp με τα δικά σας δεδομένα.