myDATA για δικηγόρους: οδηγός βήμα βήμα

Για τον δικηγόρο, το myDATA σημαίνει ότι κάθε παραστατικό εσόδου (τιμολόγιο ή απόδειξη παροχής υπηρεσιών) πρέπει να διαβιβάζεται ηλεκτρονικά στην ΑΑΔΕ με τα σωστά ποσά, ΦΠΑ, παρακρατήσεις και χαρακτηρισμό. Ακολουθεί η διαδικασία βήμα προς βήμα, από την πρώτη ρύθμιση ως τον μηνιαίο έλεγχο. Για τη συνολική εικόνα δείτε τον οδηγό για την τιμολόγηση, τις αμοιβές και το myDATA.

Σημείωση: Η φορολογική και η κλαδική νομοθεσία αλλάζουν συχνά. Τα παρακάτω έχουν ενημερωτικό χαρακτήρα· επιβεβαιώνετε πάντα τις τρέχουσες ρυθμίσεις με τον λογιστή σας, την ΑΑΔΕ και τον Δικηγορικό Σύλλογό σας.

Βήμα 1: Επιλέξτε κανάλι διαβίβασης

Η ΑΑΔΕ δέχεται διαβίβαση από διάφορα κανάλια: τη δωρεάν εφαρμογή timologio, ειδικές φόρμες καταχώρισης για μικρό όγκο, ERP ή λογισμικό μέσω API, και παρόχους ηλεκτρονικής τιμολόγησης. Η επιλογή συνήθως δεσμεύει τον τρόπο που θα δουλεύετε. Μην αλλάζετε κανάλι στη μέση της χρήσης χωρίς να το συζητήσετε με τον λογιστή σας.

Βήμα 2: Κωδικοί και εξουσιοδοτήσεις

• Μπαίνετε στο myDATA με τους κωδικούς Taxisnet.
• Για διαβίβαση μέσω λογισμικού δημιουργείτε χρήστη API (όνομα χρήστη και subscription key) από την ενότητα εγγραφής στο myDATA REST API, και τον καταχωρίζετε στο λογισμικό.
• Αν ο λογιστής σας χαρακτηρίζει τα έξοδα ή κάνει διορθώσεις, ελέγξτε ότι έχει τις απαραίτητες εξουσιοδοτήσεις.

Αντιμετωπίστε το subscription key σαν κωδικό: δεν το στέλνετε με email χωρίς λόγο και δεν το μοιράζεστε με όλους στο γραφείο.

Βήμα 3: Στήστε τα βασικά δεδομένα

• Στοιχεία εκδότη (ΑΦΜ, ΔΟΥ, διεύθυνση, ΚΑΔ).
• Σειρές παραστατικών (π.χ. ξεχωριστή σειρά για τιμολόγια και αποδείξεις), με αρίθμηση που δεν κάνει άλματα.
• Υπηρεσίες-πρότυπα («Σύνταξη αγωγής», «Παράσταση», «Γνωμοδότηση», «Συμβουλευτική ανά ώρα»), με τον ΦΠΑ και τον προεπιλεγμένο χαρακτηρισμό τους.
• Καρτέλες πελατών με επαληθευμένο ΑΦΜ.

Βήμα 4: Έκδοση και διαβίβαση

1. Επιλέγετε πελάτη και τύπο παραστατικού (2.1 για επιχειρήσεις, 11.2 για ιδιώτες).
2. Προσθέτετε γραμμές υπηρεσιών με σαφή περιγραφή.
3. Ελέγχετε ΦΠΑ και παρακράτηση φόρου (συνήθως 20% για επιχειρήσεις, πάνω από 300 €).
4. Εκδίδετε. Το σύστημα διαβιβάζει και λαμβάνει ΜΑΡΚ (μοναδικό αριθμό καταχώρισης).
5. Στέλνετε το παραστατικό στον πελάτη και το αρχειοθετείτε στην υπόθεση.

Αν η διαβίβαση αποτύχει (π.χ. λόγω δικτύου ή λάθους δεδομένων), το παραστατικό πρέπει να διαβιβαστεί μόλις λυθεί το πρόβλημα. Ελέγξτε τις προθεσμίες που προβλέπει η ΑΑΔΕ για τέτοιες περιπτώσεις.

Βήμα 5: Χαρακτηρισμοί εσόδων

Κάθε γραμμή εσόδου συνοδεύεται από χαρακτηρισμό (κατηγορία και τύπο), που αντιστοιχεί στα έντυπα Ε3 και στο ΦΠΑ. Για τα έσοδα από παροχή υπηρεσιών υπάρχει τυπικός συνδυασμός, τον οποίο ορίζετε μία φορά με τον λογιστή σας και τον εφαρμόζετε ως προεπιλογή. Μην επινοείτε δικούς σας χαρακτηρισμούς ανά παραστατικό.

Βήμα 6: Μηνιαίος έλεγχος

• Συγκρίνετε τη λίστα παραστατικών του λογισμικού με ό,τι εμφανίζεται στο myDATA. Δεν πρέπει να υπάρχουν κενά ή διπλότυπα.
• Ελέγξτε ότι οι παρακρατήσεις που δήλωσαν οι πελάτες συμφωνούν με τις δικές σας.
• Χαρακτηρίστε ή ζητήστε από τον λογιστή να χαρακτηρίσει τα έξοδα του γραφείου.
• Στείλτε στον λογιστή μια εξαγωγή του μήνα.

Ο μηνιαίος έλεγχος είναι πιο εύκολος όταν τα έσοδα συνδέονται με υποθέσεις. Έτσι ξέρετε και πόσο απέδωσε κάθε ανάθεση, όπως εξηγούμε στην οικονομική εικόνα του γραφείου.

Συνηθισμένα λάθη

• Διπλή διαβίβαση του ίδιου παραστατικού, μία από το λογισμικό και μία με το χέρι.
• Απόδειξη σε επιχείρηση, άρα χωρίς ΑΦΜ λήπτη.
• Προκαταβολή χωρίς παραστατικό, και μετά τελικό τιμολόγιο για όλο το ποσό.
• Έξοδα για λογαριασμό πελάτη μέσα στη φορολογητέα αξία, ενώ θα έπρεπε να αποδίδονται αυτούσια. Δείτε τα έξοδα υπόθεσης.

Για τη βασική διάκριση μεταξύ τιμολογίου και απόδειξης δείτε την ηλεκτρονική τιμολόγηση για δικηγόρους, και για τις εισφορές τα γραμμάτια προείσπραξης. Αν σκέφτεστε να αλλάξετε σύστημα, διαβάστε πρώτα τις ερωτήσεις πριν την αγορά λογισμικού.

Συχνές ερωτήσεις

Χρειάζεται να μπαίνω καθημερινά στο myDATA;

Όχι, αν η διαβίβαση γίνεται αυτόματα από το λογισμικό. Αρκεί ένας μηνιαίος έλεγχος συμφωνίας.

Μπορώ να χρησιμοποιώ και την εφαρμογή της ΑΑΔΕ και λογισμικό;

Τεχνικά γίνεται, αλλά αυξάνει τον κίνδυνο διπλοτύπων και κενών στην αρίθμηση. Αν το κάνετε, χρησιμοποιήστε ξεχωριστές σειρές και ενημερώστε τον λογιστή σας.

Ποιος χαρακτηρίζει τα έξοδά μου;

Συνήθως ο λογιστής, μέσω του myDATA ή του δικού του λογισμικού. Τα έσοδα χαρακτηρίζονται ήδη κατά την έκδοση.

Το NomikApp διαβιβάζει τα παραστατικά στο myDATA μέσω API, κρατά τον ΜΑΡΚ στο ιστορικό της υπόθεσης και σας δίνει εξαγωγή για τον λογιστή. Αν θέλετε να το δείτε στην πράξη, μπορείτε να δοκιμάστε δωρεάν το NomikApp με τα δικά σας δεδομένα.