Ηλεκτρονική υπογραφή εγγράφων για δικηγόρους

Ο δικηγόρος μπορεί να υπογράφει και να ζητά υπογραφές ηλεκτρονικά για τα περισσότερα ιδιωτικά έγγραφα, όπως συμφωνητικά αμοιβής, εξουσιοδοτήσεις, ιδιωτικά συμφωνητικά και επιστολές. Το κρίσιμο είναι να επιλέξει το σωστό επίπεδο υπογραφής κατά τον Κανονισμό eIDAS, ανάλογα με το πόσο ισχυρή απόδειξη χρειάζεται και αν ο νόμος απαιτεί ειδικό τύπο. Το άρθρο ανήκει στον οδηγό Ψηφιακό δικηγορικό γραφείο.

Τα τρία επίπεδα κατά eIDAS

Ο Κανονισμός (ΕΕ) 910/2014, όπως τροποποιήθηκε με τον Κανονισμό (ΕΕ) 2024/1183, διακρίνει:

Τύπος	Τι είναι	Νομική αξία
Απλή	Οποιοδήποτε ηλεκτρονικό δεδομένο που χρησιμοποιείται για υπογραφή (π.χ. σχεδίαση με το δάχτυλο, κλικ αποδοχής)	Δεν απορρίπτεται ως αποδεικτικό μόνο επειδή είναι ηλεκτρονική· ελεύθερη εκτίμηση
Προηγμένη (AdES)	Συνδέεται μοναδικά με τον υπογράφοντα, τον ταυτοποιεί, και κάθε μεταγενέστερη αλλαγή του εγγράφου είναι ανιχνεύσιμη	Ισχυρότερη αποδεικτική βάση, συνοδεύεται από ίχνος ελέγχου
Εγκεκριμένη (QES)	Προηγμένη υπογραφή με εγκεκριμένο πιστοποιητικό από εγκεκριμένο πάροχο και ειδική διάταξη	Ισοδύναμη με ιδιόχειρη σε όλη την ΕΕ (άρθρο 25 παρ. 2)

Στο ελληνικό δίκαιο, σχετικές ρυθμίσεις περιέχονται και στον ν. 4727/2020 για την ψηφιακή διακυβέρνηση. Επειδή οι διατάξεις για την αποδεικτική αξία ηλεκτρονικών εγγράφων εξελίσσονται, ελέγξτε το ισχύον κείμενο πριν βασιστείτε σε συγκεκριμένο τύπο για έγγραφο με αυξημένες απαιτήσεις.

Ποιο επίπεδο για ποιο έγγραφο

• Συμφωνητικό αμοιβής, εντολή ανάθεσης, εξουσιοδότηση παραλαβής εγγράφων: συνήθως αρκεί προηγμένη υπογραφή με ταυτοποίηση μέσω email και κωδικού SMS.
• Ιδιωτικά συμφωνητικά μεταξύ πελατών, μισθωτήρια, εμπορικές συμβάσεις: προηγμένη ή εγκεκριμένη, ανάλογα με την αξία και τον κίνδυνο αμφισβήτησης.
• Πράξεις με συστατικό τύπο (π.χ. συμβολαιογραφικό έγγραφο, μεταβίβαση ακινήτου): η ηλεκτρονική υπογραφή των μερών δεν υποκαθιστά τον τύπο που απαιτεί ο νόμος.
• Δικόγραφα και ηλεκτρονικές καταθέσεις: ακολουθούν τις ειδικές προδιαγραφές των συστημάτων της Δικαιοσύνης, συνήθως με εγκεκριμένη υπογραφή του δικηγόρου.
• Βεβαίωση γνησίου υπογραφής για δημόσιες υπηρεσίες: η υπηρεσία του gov.gr για ψηφιακή βεβαίωση εγγράφου καλύπτει πολλές τέτοιες ανάγκες.

Πώς δουλεύει μια πλατφόρμα υπογραφών

1. Ανεβάζετε το PDF και ορίζετε υπογράφοντες και σειρά υπογραφής.
2. Τοποθετείτε πεδία υπογραφής, μονογραφής και ημερομηνίας.
3. Οι υπογράφοντες λαμβάνουν email, ταυτοποιούνται (π.χ. κωδικός SMS) και υπογράφουν από κινητό ή υπολογιστή.
4. Το τελικό έγγραφο σφραγίζεται ψηφιακά και συνοδεύεται από πιστοποιητικό ολοκλήρωσης με χρονοσημάνσεις, διευθύνσεις και βήματα.
5. Το υπογεγραμμένο αρχείο και το πιστοποιητικό αρχειοθετούνται στον φάκελο της υπόθεσης.

Η Yousign, που είναι ενσωματωμένη στο NomikApp, είναι ευρωπαϊκός πάροχος που προσφέρει απλή, προηγμένη και εγκεκριμένη υπογραφή. Το επίπεδο το επιλέγετε ανά έγγραφο.

Πρακτικές για να «αντέξει» η υπογραφή στο δικαστήριο

• Κρατήστε πάντα το πιστοποιητικό ολοκλήρωσης μαζί με το έγγραφο.
• Χρησιμοποιήστε email και κινητό που ο πελάτης έχει δηλώσει γραπτώς.
• Μην τροποποιείτε το PDF μετά την υπογραφή· κάθε αλλαγή ακυρώνει την ακεραιότητα.
• Για υψηλού κινδύνου έγγραφα επιλέξτε εγκεκριμένη υπογραφή.

Η αποστολή για υπογραφή είναι και πιο ασφαλής από ένα απλό συνημμένο (βλ. Επαγγελματικό απόρρητο και cloud) και μπορεί να γίνει μέρος αυτοματισμών, π.χ. αποστολή συμφωνητικού αμοιβής με το άνοιγμα νέας υπόθεσης (βλ. Αυτοματοποίηση καθημερινών εργασιών). Τα πρότυπα που στέλνετε συχνά αξίζει να τα οργανώσετε όπως περιγράφουμε στο Πρότυπα δικογράφων.

Ταυτοποίηση του υπογράφοντος

Η αξία μιας ηλεκτρονικής υπογραφής κρίνεται τελικά από το πόσο βέβαιοι είμαστε ότι υπέγραψε το συγκεκριμένο πρόσωπο. Οι πλατφόρμες προσφέρουν διαβαθμισμένες μεθόδους:

• Μόνο email: αποδεικνύει πρόσβαση στο γραμματοκιβώτιο, όχι ταυτότητα.
• Email και κωδικός SMS: δύο ανεξάρτητα κανάλια, επαρκές για τα περισσότερα έγγραφα του γραφείου.
• Έλεγχος ταυτότητας με έγγραφο: φωτογραφία ταυτότητας ή διαβατηρίου και αντιστοίχιση προσώπου, συνήθως για εγκεκριμένη υπογραφή.

Καλή πρακτική είναι τα στοιχεία επικοινωνίας που χρησιμοποιούνται για υπογραφή να έχουν δηλωθεί από τον πελάτη στην έναρξη της συνεργασίας, π.χ. στο συμφωνητικό αμοιβής, ώστε να μπορεί να αποδειχθεί η σύνδεσή τους μαζί του.

Συχνά λάθη

• Υπογραφή PDF με εικόνα σαρωμένης υπογραφής: δεν είναι ούτε προηγμένη ούτε εγκεκριμένη, και δεν προστατεύει την ακεραιότητα.
• Αποστολή του τελικού εγγράφου χωρίς το πιστοποιητικό ολοκλήρωσης.
• Χρήση διαφορετικής έκδοσης κειμένου από εκείνη που συμφωνήθηκε· ελέγχετε πάντα το τελικό PDF πριν την αποστολή.
• Αποθήκευση υπογεγραμμένων εγγράφων μόνο στην πλατφόρμα υπογραφών και όχι στον φάκελο της υπόθεσης.

Κόστος και χρόνος

Οι πλατφόρμες χρεώνουν συνήθως ανά αποστολή ή με πακέτα, με την εγκεκριμένη υπογραφή να κοστίζει περισσότερο λόγω της ταυτοποίησης. Το πραγματικό όφελος όμως βρίσκεται στον χρόνο: ο πελάτης που βρίσκεται σε άλλη πόλη ή στο εξωτερικό υπογράφει την ίδια ημέρα, χωρίς ταχυμεταφορές και επίσκεψη σε ΚΕΠ.

Συχνές ερωτήσεις

Μια υπογραφή που σχεδιάζει ο πελάτης στην οθόνη είναι έγκυρη;

Είναι απλή ηλεκτρονική υπογραφή. Δεν στερείται αξίας, αλλά σε αμφισβήτηση το βάρος απόδειξης είναι μεγαλύτερο. Για σημαντικά έγγραφα προτιμήστε προηγμένη ή εγκεκριμένη.

Μπορώ να υπογράψω συμφωνητικό αμοιβής ηλεκτρονικά;

Γενικά ναι, με προηγμένη ή εγκεκριμένη υπογραφή, αφού ο Κώδικας Δικηγόρων απαιτεί έγγραφο τύπο για ορισμένες συμφωνίες αμοιβής· ελέγξτε ότι ο τύπος που επιλέγετε καλύπτει την απαίτηση.

Χρειάζεται ο πελάτης να έχει δικό του ψηφιακό πιστοποιητικό;

Όχι για απλή ή προηγμένη υπογραφή μέσω πλατφόρμας. Για εγκεκριμένη, ο πάροχος εκδίδει πιστοποιητικό μετά από ταυτοποίηση.

Αν θέλετε να στέλνετε συμφωνητικά και εξουσιοδοτήσεις για υπογραφή απευθείας από τον φάκελο της υπόθεσης, χωρίς εκτυπώσεις και σαρώσεις, μπορείτε να δοκιμάστε δωρεάν το NomikApp.