Επικοινωνία δικηγόρου με τον πελάτη: πρακτικός οδηγός
21 Οκτωβρίου 2026
Η καλή επικοινωνία με τον πελάτη στηρίζεται σε τρία πράγματα: σε ένα συμφωνημένο κανάλι και ρυθμό ενημέρωσης από την πρώτη ημέρα, στην έγκαιρη ενημέρωση για κάθε ουσιώδη εξέλιξη χωρίς να χρειάζεται να ρωτήσει ο ίδιος, και στη γραπτή καταγραφή κάθε σημαντικής οδηγίας του. Οι περισσότερες δυσαρέσκειες πελατών, και αρκετές πειθαρχικές καταγγελίες, ξεκινούν από την αίσθηση ότι «ο δικηγόρος δεν με ενημερώνει», όχι από το αποτέλεσμα της δίκης. Το άρθρο είναι μέρος του οδηγού για την οργάνωση υποθέσεων και πελατών.
Στην πρώτη συνάντηση: συμφωνήστε τους κανόνες
Στην ανάληψη της εντολής, μαζί με τη συμφωνία αμοιβής, καλύψτε ρητά:
- Κανάλι: email για ό,τι χρειάζεται γραπτό ίχνος, τηλέφωνο για τα επείγοντα. Αν ο πελάτης προτιμά εφαρμογή μηνυμάτων, συμφωνήστε τι μπορεί να συζητηθεί εκεί.
- Σημείο επαφής: ποιος από το γραφείο απαντά, και ποιος σε περίπτωση απουσίας.
- Ρυθμός ενημέρωσης: μετά από κάθε δικάσιμο ή ουσιώδη εξέλιξη, και τουλάχιστον μια σύντομη ενημέρωση ανά τακτό διάστημα σε υποθέσεις που «περιμένουν».
- Χρόνος απάντησης: ένας ρεαλιστικός στόχος, π.χ. ότι απαντάτε σε μηνύματα εντός μίας ή δύο εργάσιμων.
- Ρεαλιστικοί χρόνοι της δίκης: πόσο μπορεί να διαρκέσει, πότε περίπου αναμένεται απόφαση, τι σημαίνει μια αναβολή.
Γράψτε τα αυτά σε μια σύντομη επιστολή ανάληψης εντολής. Μπορεί να γίνει πρότυπο (βλ. πρότυπα δικογράφων) και να υπογραφεί ηλεκτρονικά μαζί με τη συμφωνία αμοιβής.
Πότε ενημερώνετε υποχρεωτικά
| Γεγονός | Τι λέτε |
|---|---|
| Κατάθεση δικογράφου | Ότι κατατέθηκε, πότε ορίστηκε δικάσιμος, τι ακολουθεί |
| Επίδοση από τον αντίδικο | Τι λέει, ποια προθεσμία τρέχει, τι χρειάζεστε από τον πελάτη |
| Δικάσιμος | Αν συζητήθηκε ή αναβλήθηκε, νέα ημερομηνία, επόμενα βήματα |
| Έκδοση απόφασης | Αποτέλεσμα, απλή εξήγηση, ένδικα μέσα και προθεσμίες, κόστος |
| Πρόταση συμβιβασμού | Αμέσως, γραπτώς, με την εκτίμησή σας |
| Αλλαγή εκτίμησης ή κόστους | Πριν γίνει η δαπάνη, όχι μετά |
Όπου υπάρχει προθεσμία που εξαρτάται από απόφαση του πελάτη (π.χ. άσκηση έφεσης), ορίστε ρητά μέχρι πότε χρειάζεστε την απάντησή του, με αρκετό περιθώριο πριν από τη νόμιμη προθεσμία. Δείτε τον οδηγό για τον υπολογισμό προθεσμιών ΚΠολΔ.
Γράψτε τις οδηγίες του πελάτη
Όταν ο πελάτης αποφασίζει κάτι ουσιώδες, όπως να μην ασκήσει ένδικο μέσο, να δεχθεί συμβιβασμό ή να μην προσκομίσει ένα έγγραφο, η οδηγία του πρέπει να υπάρχει γραπτώς. Η πρακτική που προστατεύει και τις δύο πλευρές:
- συζήτηση, προφορική ή σε συνάντηση·
- σύντομο email επιβεβαίωσης από εσάς: «Όπως συζητήσαμε σήμερα, μου δώσατε οδηγία να …»·
- αποθήκευση του email και της απάντησης στον φάκελο της υπόθεσης.
Αυτό δεν είναι δυσπιστία προς τον πελάτη. Είναι η σαφήνεια που χρειάζεται μια σχέση εμπιστοσύνης, και είναι πολύτιμη αν αργότερα αμφισβητηθεί τι ειπώθηκε.
Απόρρητο και ασφάλεια στην επικοινωνία
Το επαγγελματικό απόρρητο δεν σταματά στο email. Ελάχιστοι κανόνες:
- επιβεβαιώνετε τη διεύθυνση email πριν στείλετε ευαίσθητα έγγραφα. Η αυτόματη συμπλήρωση έχει στείλει πολλά έγγραφα σε λάθος παραλήπτη·
- για ειδικές κατηγορίες δεδομένων (υγεία, ποινικά), προτιμήστε σύνδεσμο με έλεγχο πρόσβασης ή κρυπτογραφημένο αρχείο από απλό συνημμένο·
- αποφύγετε ομαδικές συνομιλίες στις οποίες συμμετέχουν τρίτοι, π.χ. συγγενείς του πελάτη, χωρίς τη ρητή του συναίνεση·
- σε εταιρικούς πελάτες, ξεκαθαρίστε ποιος έχει εξουσία να δίνει οδηγίες.
Περισσότερα στο άρθρο για το επαγγελματικό απόρρητο και το cloud.
Τηλεφωνήματα: το κρυφό κόστος του γραφείου
Τα τηλεφωνήματα του τύπου «τι έγινε με την υπόθεσή μου;» καταναλώνουν πολύ χρόνο, συνήθως σε λάθος στιγμή. Η προληπτική ενημέρωση μετά από κάθε εξέλιξη μειώνει αισθητά τέτοιες κλήσεις. Για τις κλήσεις που έρχονται όταν είστε στο δικαστήριο, μια γραμματεία ή ένας τηλεφωνικός βοηθός που κρατά σημείωμα με το ποιος πήρε, για ποια υπόθεση και τι χρειάζεται, εξασφαλίζει ότι δεν χάνεται καμία. Δείτε το άρθρο για τον τηλεφωνικό βοηθό AI για το γραφείο.
Έτοιμα μηνύματα για συχνές περιστάσεις
Αξίζει να έχετε έτοιμα, σύντομα κείμενα που προσαρμόζετε:
- επιβεβαίωση ανάληψης εντολής και επόμενα βήματα·
- ενημέρωση για τον προσδιορισμό δικασίμου·
- ενημέρωση μετά από δικάσιμο ή αναβολή·
- αποστολή απόφασης με απλή εξήγηση και προθεσμίες·
- αίτημα για έγγραφα με λίστα και ημερομηνία·
- επιστολή κλεισίματος της υπόθεσης (βλ. κλείσιμο υπόθεσης).
Καταγραφή στην καρτέλα
Κάθε ουσιώδης επικοινωνία πρέπει να φαίνεται στο ιστορικό του πελάτη και της υπόθεσης, ώστε όποιος σηκώσει το τηλέφωνο να ξέρει τι ειπώθηκε την τελευταία φορά. Δείτε πώς στο άρθρο για την καρτέλα πελάτη και το ιστορικό.
Στο NomikApp οι δικάσιμοι, τα έγγραφα και οι σημειώσεις επικοινωνίας βρίσκονται στον ίδιο φάκελο, ενώ ο τηλεφωνικός βοηθός AI μπορεί να καταγράφει τα τηλεφωνήματα που έρχονται όταν δεν μπορείτε να απαντήσετε. Αν θέλετε να δείτε αν σας εξυπηρετεί, δοκιμάστε δωρεάν.
Συχνές ερωτήσεις
Είναι αποδεκτό να επικοινωνώ με πελάτες μέσω Viber ή WhatsApp;
Στην πράξη πολλοί δικηγόροι το κάνουν. Αν το χρησιμοποιείτε, περιορίστε το σε πρακτικά θέματα, μην στέλνετε εκεί ευαίσθητα έγγραφα και μεταφέρετε στον φάκελο της υπόθεσης κάθε μήνυμα με νομική σημασία, όπως μια οδηγία ή μια συμφωνία.
Πόσο συχνά πρέπει να ενημερώνω τον πελάτη όταν δεν υπάρχουν εξελίξεις;
Δεν υπάρχει κανόνας για όλες τις υποθέσεις. Ένα σύντομο μήνυμα που λέει «δεν υπάρχει εξέλιξη, η επόμενη δικάσιμος είναι στις …» σε τακτά διαστήματα συχνά αποτρέπει πολλά τηλεφωνήματα. Συμφωνήστε τον ρυθμό με τον πελάτη στην αρχή.
Πρέπει να στέλνω στον πελάτη αντίγραφα όλων των δικογράφων;
Τα ουσιώδη, ναι: το δικό σας κύριο δικόγραφο, τα δικόγραφα του αντιδίκου και την απόφαση. Ο πελάτης πρέπει να μπορεί να παρακολουθεί την υπόθεσή του και να ελέγχει τα πραγματικά περιστατικά που επικαλείστε.