Αρχειοθέτηση εγγράφων δικηγόρου: σύστημα που δουλεύει

Ένα σύστημα αρχειοθέτησης εγγράφων δουλεύει όταν οποιοσδήποτε στο γραφείο βρίσκει το σωστό έγγραφο, στη σωστή έκδοση, σε λιγότερο από ένα λεπτό. Για να γίνει αυτό χρειάζονται τρία πράγματα: σταθερή δομή φακέλων ανά υπόθεση, κανόνας ονοματοδοσίας και σαφής διάκριση τελικών εγγράφων από σχέδια. Το άρθρο αυτό είναι μέρος του οδηγού για την οργάνωση υποθέσεων και πελατών.

Ο κανόνας ονοματοδοσίας

Προτείνουμε τη μορφή:

ΕΕΕΕ-ΜΜ-ΗΗ_Είδος_Περιγραφή_vN

• 2026-02-10_Αγωγή_Αποζημίωση_ΤΕΛΙΚΗ.pdf
• 2026-04-03_Προτάσεις_Πρωτοδ_v2.docx
• 2026-04-15_Απόφαση_1234-2026_ΠολΠρωτΑθ.pdf

Η ημερομηνία στην αρχή, σε μορφή έτος-μήνας-ημέρα, εξασφαλίζει σωστή χρονολογική ταξινόμηση σε κάθε σύστημα. Ως ημερομηνία χρησιμοποιήστε αυτή του εγγράφου (κατάθεσης, επίδοσης, έκδοσης), όχι την ημερομηνία που το αποθηκεύσατε. Ο κωδικός της υπόθεσης δεν χρειάζεται στο όνομα αν το αρχείο βρίσκεται ήδη μέσα στον φάκελό της.

Εκδόσεις: τέλος στο «τελικό_τελικό2»

• τα σχέδια αριθμούνται (v1, v2, v3) και μένουν στον υποφάκελο «Σχέδια»·
• η κατατεθείσα ή επιδοθείσα μορφή αποθηκεύεται ως PDF με την ένδειξη ΤΕΛΙΚΗ στον υποφάκελο «Δικόγραφα»·
• όταν η αρχική κατάθεση φέρει σφραγίδες ή πράξεις, σκανάρεται και αποθηκεύεται και αυτή·
• αν το λογισμικό σας κρατά ιστορικό εκδόσεων, αξιοποιήστε το, αλλά διατηρήστε τη διάκριση σχεδίου και τελικού.

Για τη δομή των υποφακέλων, δείτε τον οδηγό για τον ψηφιακό φάκελο υπόθεσης.

Σκανάρισμα και έγγραφα πελάτη

Τα έγγραφα που φέρνει ο πελάτης είναι η πιο συχνή πηγή αταξίας. Μια απλή ρουτίνα:

1. σκανάρισμα την ίδια ημέρα, σε PDF με αναγνώριση κειμένου (OCR), ώστε να είναι αναζητήσιμα·
2. αποθήκευση στον υποφάκελο «Αποδεικτικά» με ημερομηνία του εγγράφου και σύντομη περιγραφή·
3. σημείωση στον φάκελο: «Κρατάμε πρωτότυπο» ή «Επεστράφη πρωτότυπο στις …»·
4. αν κρατάτε πρωτότυπα, φυσικός φάκελος με τον ίδιο κωδικό υπόθεσης.

Με το κινητό, η φωτογράφιση με εφαρμογή σάρωσης είναι συχνά αρκετή για έγγραφα εργασίας. Για έγγραφα που θα προσκομιστούν, προτιμήστε σαρωτή καλής ανάλυσης. Περισσότερα για τις δυνατότητες που υπάρχουν σήμερα στο άρθρο για την αυτοματοποίηση εργασιών του γραφείου.

Email ως έγγραφα

Η ουσιώδης αλληλογραφία (οδηγίες πελάτη, προτάσεις συμβιβασμού, επικοινωνία με τον συνάδελφο του αντιδίκου) πρέπει να βρίσκεται στον φάκελο της υπόθεσης και όχι μόνο στο προσωπικό inbox ενός συνεργάτη. Αποθηκεύστε τα σημαντικά μηνύματα ως PDF ή χρησιμοποιήστε λειτουργία προώθησης στο λογισμικό. Το ίδιο ισχύει για μηνύματα σε εφαρμογές συνομιλίας: ό,τι έχει νομική σημασία, μεταφέρεται στον φάκελο.

Ασφάλεια και πρόσβαση

Τα έγγραφα υποθέσεων καλύπτονται από το επαγγελματικό απόρρητο και συχνά περιέχουν ειδικές κατηγορίες δεδομένων. Ελάχιστα μέτρα:

• πρόσβαση με προσωπικό λογαριασμό ανά χρήστη, όχι κοινόχρηστους κωδικούς·
• έλεγχος ταυτότητας δύο παραγόντων όπου υποστηρίζεται·
• κρυπτογράφηση στη μεταφορά και στην αποθήκευση·
• αντίγραφα ασφαλείας που έχουν δοκιμαστεί στην ανάκτηση, όχι μόνο στη δημιουργία·
• κανένα έγγραφο υπόθεσης σε προσωπικά, μη εγκεκριμένα cloud ή σε USB χωρίς κρυπτογράφηση.

Δείτε αναλυτικά το άρθρο για ασφαλή αντίγραφα και κωδικούς.

Πόσο καιρό κρατώ τα έγγραφα;

Δεν υπάρχει ένας αριθμός για όλα. Ο χρόνος διατήρησης εξαρτάται από φορολογικές υποχρεώσεις για τα παραστατικά, από τον χρόνο παραγραφής πιθανών αξιώσεων κατά του δικηγόρου και από την υποχρέωση επιστροφής εγγράφων στον πελάτη. Καταγράψτε μια γραπτή πολιτική διατήρησης ανά κατηγορία εγγράφων, ελέγξτε την με την ισχύουσα νομοθεσία και τις οδηγίες του Συλλόγου σας και εφαρμόστε την κατά το κλείσιμο της υπόθεσης.

Μια ρουτίνα δέκα λεπτών την εβδομάδα

Η αρχειοθέτηση αποτυγχάνει σπάνια λόγω κακού σχεδιασμού. Αποτυγχάνει επειδή τα αρχεία μαζεύονται στην επιφάνεια εργασίας, στις «Λήψεις» και στο inbox, με την πρόθεση να τακτοποιηθούν αργότερα. Μια σταθερή εβδομαδιαία ρουτίνα κρατά το σύστημα καθαρό:

1. αδειάστε τον φάκελο «Λήψεις» και την επιφάνεια εργασίας, μεταφέροντας κάθε αρχείο στον φάκελο της υπόθεσής του·
2. ελέγξτε ότι κάθε δικόγραφο που κατατέθηκε την εβδομάδα υπάρχει σε τελική μορφή PDF·
3. αποθηκεύστε στον φάκελο τα ουσιώδη email της εβδομάδας·
4. σκανάρετε ό,τι χαρτί έμεινε στο γραφείο σας.

Σε γραφείο με ομάδα, η ρουτίνα μπορεί να γίνεται από τη γραμματεία για τα κοινόχρηστα έγγραφα και από κάθε δικηγόρο για τα δικά του σχέδια.

Αναζήτηση: το πραγματικό τεστ

Ένα αρχείο αξίζει τόσο όσο εύκολα βρίσκεται. Ελέγξτε αν μπορείτε να βρείτε έγγραφο με βάση το περιεχόμενό του (π.χ. έναν αριθμό σύμβασης) και όχι μόνο με το όνομα αρχείου. Αν όχι, το OCR και η αναζήτηση πλήρους κειμένου είναι τα πρώτα πράγματα που αξίζει να προσθέσετε. Η αναζήτηση πρέπει επίσης να σέβεται τα δικαιώματα πρόσβασης: ο ασκούμενος δεν πρέπει να βρίσκει έγγραφα υποθέσεων στις οποίες δεν έχει πρόσβαση.

Στο NomikApp τα έγγραφα ανεβαίνουν απευθείας στον φάκελο της υπόθεσης, από υπολογιστή ή κινητό, και από ένα PDF μπορούν να εξαχθούν αυτόματα δικάσιμοι και στοιχεία διαδίκων. Αν θέλετε να το δοκιμάσετε, δοκιμάστε δωρεάν.

Συχνές ερωτήσεις

PDF ή Word για τα τελικά έγγραφα;

PDF για την τελική, κατατεθείσα μορφή, γιατί δεν αλλάζει κατά λάθος. Word (ή αντίστοιχο) για τα σχέδια εργασίας. Κρατήστε και το επεξεργάσιμο αρχείο της τελικής εκδοχής, γιατί θα χρειαστεί για προσθήκες και ένδικα μέσα.

Πρέπει να μετονομάσω όλο το παλαιό αρχείο;

Όχι. Εφαρμόστε τον κανόνα στις ενεργές υποθέσεις και σε ό,τι νέο μπαίνει. Το παλαιό αρχείο μπορεί να μείνει ως έχει, αρκεί να είναι αναζητήσιμο.

Είναι επαρκές το OCR για αναζήτηση;

Για καθαρά τυπωμένα έγγραφα συνήθως ναι. Για χειρόγραφα, κακά φωτοαντίγραφα ή σφραγίδες η αναγνώριση είναι λιγότερο αξιόπιστη, γι’ αυτό η σύντομη περιγραφή στο όνομα αρχείου παραμένει χρήσιμη.